Свободная голова и мягкий выход: как подготовиться к отпуску на работе

Чтобы отпуск действительно был отдыхом, а не превратился в удалённую работу, к нему нужно правильно подготовиться. Если этого не сделать, придётся отвечать на звонки, часами рассказывать коллегам, как выполнять задачи, и вести переписку через электронную почту и мессенджеры. 

Собрала единый чек-лист по подготовке к отпуску. Туда включила лучшие рекомендации от кадровиков, психологов и опытных путешественников. Это поможет организовать отпуск, после которого вы действительно восстановите силы.

Да, графики отпусков составляют заранее. Но далеко не все сотрудники понимают, как именно они будут отдыхать. Это добавляет суеты и нервотрёпки в последние дни, когда нужно завершить рабочие дела и параллельно изучать варианты поездок.

В крупных компаниях обычно есть хорошие корпоративные программы, по которым сотрудники могут, к примеру, пройти санаторно-курортное лечение. Можно заранее уточнить это у работодателя. Если бонусов не предусмотрено, как минимум билеты лучше покупать за месяц до отпускной даты. Иначе отдых пройдёт где-нибудь за городом, что тоже в целом неплохо, или вовсе в домашней обстановке со всеми вытекающими бытовыми хлопотами.

Не оставляйте на потом задачи, которые копились уже давно. Да, они могут подождать ещё, но после отпуска к ним прибавятся новые, и справиться с этим потоком будет гораздо сложнее. Выделите время, чтобы разобраться с накопившимися делами. К тому же это даст то самое чувство выполненного долга и обеспечит спокойствие на отдыхе.

Даже если клиенты или коллеги очень просят и обещают подождать до конца отпуска, за новый проект лучше в этот период не браться. Мысли о взятых обязательствах не дадут полноценно расслабиться и переключить внимание на отдых. 

Если есть вопросы, которые можно делегировать коллегам, обязательно сделайте это. При этом важно быть уверенным, что другой сотрудник справится и действительно хорошо выполнит задачу. 

Во многих компаниях используются различные программы для автоматизации бизнес-процессов. В них настроены доступы и полномочия для каждого сотрудника. Перед отдыхом согласуйте необходимые изменения. Например, переадресуйте отправку документов или включите всплывающее напоминание об уходе в отпуск для коллектива.

Уведомляйте об отпуске всех, с кем приходится контактировать во время рабочего процесса. Это и сотрудники других подразделений, и партнёры, и клиенты. С коллегами сразу обговорите зоны ответственности, обозначьте партнёрам человека, к которому можно обратиться по текущим вопросам, а клиентам сделайте рассылку с контактами заменяющего менеджера.

Если в рамках рабочих обязанностей приходится регулярно общаться с людьми в мессенджерах, можно деликатно обозначить своё отсутствие с помощью интересной аватарки. Это выглядит креативно, не вызывает раздражения и даёт понять, что нужно связаться позже или обратиться к другому специалисту. Чтобы не изобретать такую аватарку самостоятельно, воспользуйтесь необычными инструментами, в которых можно создать оригинальные картинки.

Уходя из помещения, выключают свет, а отправляясь в отпуск, наводят порядок на рабочем месте. Проверьте ящики, уберите любые продукты, вымойте грязную посуду, разберите папки на столе и избавьтесь от ненужных черновиков. К такому столу приятнее будет возвращаться, а порядок пусть напоминает коллегам, что сейчас вы не в рабочей суете, а где-то на пляже под южным солнышком.

Чтобы после отпуска плавно войти в трудовой режим, подготовьте себе таблицу со сводными данными по статусам всех проектов. Это позволит ничего не забыть и сразу включиться в задачу на нужном этапе. К тому же такая таблица станет отличной подсказкой для тех, кто будет в роли замещающих. В графах укажите данные ответственных лиц, необходимые ссылки, список работ, текущий статус взаимодействия и нужные комментарии.

Заранее уточните в бухгалтерии размер следующей после отдыха зарплаты и сроки её начисления. Это поможет грамотно спланировать свои расходы и распределить отпускные на этот период.

Чтобы не выходить на работу «с корабля на бал», оставьте между поездкой и возвращением к делам буферный день. Это позволит спокойно разобрать вещи, уделить время быту и созвониться с коллегами. Утром, выспавшись, вы сможете постепенно приступить к задачам. 

Обычно отдел кадров внимательно следит за всеми отпускными документами, но на всякий случай детали оформления знать нужно. Например, заявление на отпуск следует написать за 3–14 дней до его начала, а отпускные выплачивают не позднее, чем за три дня до этого периода.

Многие программные инструменты выпускают в виде мобильных приложений. На расстоянии это позволит быть в курсе ситуации и легко вернуться в рабочий процесс после отдыха. Уточните у работодателя, существуют ли версии для смартфонов используемых планировщиков, досок с задачами, корпоративных порталов. Прозрачный доступ к делам снизит уровень тревожности, который особенно свойственен трудоголикам.

За пару недель мир не переворачивается с ног на голову, а работник, уходя в отпуск, только приносит пользу компании. Так он спасает себя от выгорания, которое свойственно ответственным людям, и сможет после работать более продуктивно. Право на отдых появляется у человека потому, что последние несколько месяцев перед этим он добросовестно трудился. К тому же это прописано в законах России. 

1. Отпуск — это тоже своего рода стресс. Смена обстановки волнительна, особенно если не подготовиться заранее. Залог спокойствия — вовремя купленные билеты и забронированные отели. Сделать это удобнее на Яндекс Путешествиях. 
2. Если планируется поездка с детьми, позаботьтесь о развлечениях в дороге. В этом помогут советы знающих людей. 
3. Все проблемы решайте по мере их поступления и не стремитесь постоянно держать всё под контролем. Что-то забыли, собирая чемоданы? Не страшно, вещи можно купить, а с некоторыми документами решить вопрос дистанционно. 
4. Если предстоит поездка в другую страну, уточните у сотового оператора условия роуминга.
5. Соберите всё самое важное — документы, файлы, личные архивы — в отдельную папку на своем рабочем компьютере и защитите её паролем. Это убережёт от казусов и случайных удалений. 

_{Фото на обложке: Shutterstock}