Что такое бесконтактное заселение и как оно работает

Во время пандемии многие частные арендаторы и отели перешли на самостоятельное заселение гостей. Это удобно и выгодно для бизнеса в перспективе: так нет затрат на администраторов. Пандемия закончилась, а системы бесконтактного заселения становятся все популярнее.

Расскажу, что такое бесконтактное заселение, как оно работает и в чём плюсы подобного взаимодействия с гостями.

Простыми словами, это возможность разместиться в номере гостиницы, отеля или даже в частных апартаментах без администратора. Гость удалённо бронирует номер на интересующие его даты, оплачивает проживание. После на электронную почту или в приложение приходит подтверждение регистрации. Далее заселение зависит от технологии, которую применяют в отеле или апартаментах. Популярные варианты такие:

• на почту или через смс приходит числовой код — его нужно ввести для открытия двери;
• через приложение отправляют цифровой ключ, и смартфон становится ключом — для открытия номера достаточно прислонить устройство к двери, как и при безналичной оплате.

В некоторых отелях используют автоматизированные киоски. После того, как гость загрузит копию паспорта, введёт код или снимет отпечаток пальца, он получит пластиковую ключ-карту. Это сильно разгружает администратора, а ещё так не образуются очереди в холле.

Система заселения без участия администратора удобна в первую очередь для отельеров и арендаторов квартир, апартаментов. Плюсы:

• можно снизить расходы на оплату труда или делегировать отделу бронирования другие задачи;
• на ресепшне не будет очередей, что особенно актуально в пик туристического сезона;
• будет минимум неудобств при общении с иностранными гостями;
• удастся избежать незаконного открытия номера, пока в нём нет гостей: без доступа туда не зайти.

Бесконтактное заселение удобно и для постояльцев. При такой форме они могут зарегистрироваться и получить ключи от номера через мобильное приложение отеля или на стойке регистрации с помощью QR-кода. Так, не нужно прикасаться к поверхностям и контактировать с персоналом гостиницы.

Несмотря на большое количество плюсов, у бесконтактного заселения гостей есть и минусы:

• Нет личного общения между гостем и персоналом отеля. Это может помешать качественному индивидуальному обслуживанию. 
• Сложно отслеживать целевую аудиторию: раньше персонал мог видеть и понимать, кто приезжает в отель, и, соответственно, адаптировать свои услуги и предложения. Без личного общения это сложнее.
• Некоторые гости могут чувствовать себя неуютно или небезопасно при самостоятельном заселении. Риск, что ухудшится общее впечатление от отеля.

Существует несколько технических решений для организации такого заселения. Одно из самых популярных — мобильное приложение и QR-код. Гости регистрируются в программе отеля и получают QR-код для заселения. На стойке регистрации или в информационном автомате они предъявляют смартфон с открытым приложением и QR-кодом. После этого получают ключи от номера. 

Ещё один вариант — бывают специальные терминалы для бесконтактного заселения. Гость сканирует паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и получает ключ от номера без необходимости видеться с персоналом отеля.

Иногда используют биометрические сканеры для идентификации гостей. Сканер считывает уникальные характеристики гостя: отпечаток пальца или рисунок радужной оболочки глаза — и автоматически списывает данные.

В некоторых отелях можно встретить самый простой и дешёвый в реализации вариант: после регистрации гость получает код на электронную почту или смс. Его нужно ввести в цифровой замок двери. Код временный, действует только в течение оплаченных дней размещения.

1. При выборе бесконтактной формы заселения ещё до приезда в отель прочитайте инструкцию — её высылают после подтверждения. 
2. Размещение как при контактном, так и бесконтактном варианте привязано ко времени. Заехать раньше или остаться ещё на пару часов не получится: нужно доплачивать за дополнительный день.
3. При повторном размещении в отеле в большинстве случаев не потребуется второй раз передавать свои данные и заключать договор. Информация о гостях уже будет в базе, это поможет сэкономить немного времени.
4. Бесконтактное заселение не исключает прямого общения с администратором. К сотрудникам отеля всегда можно обратиться с вопросом или заказать у них дополнительные услуги.
5. Если в гостинице бесконтактное заселение реализуют с помощью телефона, перед выходом из номера зарядите его и возьмите с собой зарядное устройство.

_{Фото на обложке: NordWood Themes / Unsplash}