Командировочное удостоверение: зачем и как оформлять

Командировочное удостоверение используют с советских времён. Сейчас это уже не обязательный документ, но организация всё равно может выдавать его для командировки. У неё есть на то причины, да и работнику оно тоже помогает.

Рассказываю, зачем нужно это удостоверение, как его правильно оформлять и что с ним делать во время и после поездки.

Это отчётный документ. Он подтверждает, что работник организации отправился в служебную поездку, прибыл на место, выполнил свои обязательства и отбыл обратно в указанный срок. Ещё одно название удостоверения — командировочный лист.

На основании этого документа бухгалтерия вправе списывать командировочные расходы и уменьшать налогооблагаемую базу при расчёте налога на прибыль. А работник может подтверждать не только расходы, но и цель визита в другую организацию.

Важно: командировочное удостоверение — не обязательный отчётный документ. Правительство исключило его из этого списка в постановлении от 29 декабря 2014 года № 1595. Теперь подтверждать факт командировки можно с помощью приказа и служебной записки, а расходы — с помощью договора найма жилья и билетов.

Если организация по-прежнему использует командировочные удостоверения, их должна оформлять кадровая служба или бухгалтерия — на основании приказа. Иногда право оформлять документ передают кому-то другому, но этим никогда не занимается сам работник.

Образец утвердил Госкомстат в постановлении от 5 января 2004 года № 1. Однако организация может использовать и свой бланк командировочного удостоверения, от Госкомстата — только рекомендации.

У стандартного бланка две стороны: лицевая — для заполнения перед командировкой, и оборотная, которая заполняется во время и после поездки.

Как заполнить лицевую сторону

Сначала указываются сведения об организации:

●     наименование и правовая форма;

●     код ОКПО — из регистрационных документов;

●     номер и дата документа.

Затем указывается информация о работнике и командировке:

●     фамилия, имя и отчество работника;

●     табельный номер;

●     подразделение и должность;

●     паспортные данные;

●     место и цель командировки;

●     время и даты.

Дальше документ относится на подпись руководителю и передаётся работнику. Во время командировки работник носит его с собой.

Как заполнить оборотную сторону

В левом верхнем углу должны быть:

●     наименование организации работника;

●     дата отъезда в командировку;

●     должность и подпись ответственного лица с расшифровкой;

●     печать организации.

Остальное место отводится для отметки принимающей стороны. После визита работника в другую организацию на бланке должны появиться:

●     наименование организации;

●     даты приезда и отъезда работника;

●     должность и подпись ответственного лица с расшифровкой;

●     печать организации.

Если работник отправился не в организацию, а на переговоры с другим человеком, проставить даты приезда и отъезда можно в отеле или местной администрации.

Стандартный бланк по-другому называется форма № Т-10, и её можно свободно скачать.

После возвращение из поездки работник отдаёт командировочное удостоверение ответственному лицу для отметки о прибытии. Вместе с приказом и всеми платёжными документами удостоверение передают бухгалтерии. Она подсчитывает расходы и либо возмещает работнику всё, что он потратил сверх аванса, либо принимает в кассу излишек. На основании этих же документов бухгалтерия снижает налогооблагаемую базу.

Где найти отели для командировки

1. Командировочное удостоверение подтверждает, что работник был в служебной поездке, а не просто потратил выданный аванс на путешествие.
2. Это не обязательный документ. Его могут заменять приказ, служебная записка и платёжные документы вроде договора найма жилья и билетов.
3. Обычно заполнение командировочного удостоверения берёт на себя кадровая служба или бухгалтерия, иногда оформление делегируют кому-то ещё, но не работнику.
4. Есть образец бланка, его используют с 2004 года. Однако это только пример, организация вправе использовать свой.
5. Перед командировкой заполняется лицевая сторона. На ней указываются сведения об организации, работнике и командировке.
6. Во время командировки принимающая сторона заполняет оборотную сторону: указывает сведения о себе, а также даты приезда и отъезда работника.
7. В конце документ передают бухгалтерии, чтобы она сверила расходы на командировку и учла при расчёте налога на прибыль.

Автор обложки: Marten Bjork. Источник: unsplash.com