Как провести аудит в гостинице и узнать, на чём бизнес теряет деньги

Каждому отелю важно регулярно следить как за своими доходами, так и за расходами, а вернее — за их соотношением. И если с доходами всё более-менее понятно, то с расходами ситуация у всех разная. 

Даже среди собственников отелей распространено мнение, что проще увеличить доходы. Но зачастую в городах России ярко выражена сезонность, поэтому сильно расти в доходах в несезон вряд ли получится. А вот управлять расходами можно в любое время. 

Собираем статистику

Начните со сбора статистики по прошедшему году (если хотя бы год уже работаете) и по месяцам. Примерный список выглядит так:

• расходные материалы в номер;
• стоимость коммунальных услуг;
• комиссии;
• ФОТ (нужно разделить по департаментам). 

При этом удобно пользоваться системой USALI — единой системой счетов в гостиничном бизнесе. История этого международного стандарта началась в 1926 году, но до сегодняшнего дня многие отельеры считают её самой удобной системой отчётности. 

Принцип USALI — раздельный учёт доходов и расходов по центрам ответственности, то есть по подразделениям, которые создают добавленную стоимость бизнеса: номерной фонд, ресторан и бар и другие. Весь отель разделяется на подразделения, каждое из которых отвечает за свой блок доходов и/или расходов. 

Помимо расходов по департаментам, в каждом гостиничном предприятии есть общие затраты, которые относятся ко всему комплексу. Их невозможно отнести к какому-то одному отделу — ресторану, лобби-бару или службе горничных, например. К таким затратам относятся административные расходы, связанные с общим управлением, а также расходы на маркетинг, инженерию и коммунальные платежи. 

Анализируем данные

Когда у вас уже есть отчёт, переходите к его анализу. Прежде всего нужно понять, как в отеле соотносятся доходы и расходы: где маркерные точки и за какие значения нельзя позволить себе выйти по каждой отдельной статье расходов. 

Пример 1. В отеле на 10% вырос средний тариф, при этом загрузка сохранилась на прежнем уровне, доля источников бронирования (ОТА) увеличилась, а доля прямых бронирований упала. Это значит, что отель заплатит большую комиссию. В этом случае важно посмотреть, что повлияло на изменение сегментации: ОТА выросли благодаря своей активности или отель что-то не сделал.

Пример 2. Отель агрессивно вырастил средний рейт (больше 20%), загрузка упала, потому что часть гостей ушла к конкурентам, при этом операционные расходы упали, но незначительно. В чём может быть причина: нужно посмотреть, был ли сделан прогноз, знали ли о нём операционные службы, планировали ли свою деятельность в соответствии с ним. Также нужно проверить, в каком состоянии расходы по сравнению с тем же месяцем прошлого года, какое соотношение с доходами. 

Подобный ежемесячный анализ позволит отелю понимать свои сильные стороны и постепенно минимизировать негативное влияние слабых сторон. 

Подводите итоги прошедшего месяца на регулярных собраниях. Руководитель каждого отдела отчитывается по своим показателям, рассказывает о причинах отклонений от бюджета. Если отклонение позитивное — за счёт чего удалось получить такой результат: это тренд или разовая ситуация. Если причина негативная — можно ли исправить ситуацию и что для этого сделать. Таким образом, каждый отдел будет понимать, за что ответственен и следить за показателями.

Благодаря анализу можно найти возможность дополнительной прибыли — увидеть, какие услуги\товары приносят больший доход, а какие низко рентабельны либо выходят в ноль. Далее нужно будет либо изменять бизнес-процессы, либо: 

• делать упор на те услуги, которые дают больше чистой прибыли;
• работать с теми, которые приносят мало прибыли. 

Например, если от ресторана отель отказаться не может, то может изменить ассортимент завтрака, поставщиков, подход к обслуживанию гостей, чтобы снизить себестоимость. Абсолютно то же самое с другими услугами. Ежемесячно отслеживайте себестоимость, чтобы понимать, чем мы управляем и управляем ли. Всегда сравнивайте себя с прошлым годом, бюджетными показателями и конкурентами.

_{Фото на обложке: DC Studio / Freepik}