Отчёты отельера: формы, сроки и возможные ошибки

Обновлено 02 июня 2026 года

Владелец отеля по закону обязан отчитываться о постояльцах, услугах и финансах. Важно делать это в срок и не допускать ошибок, иначе грозят штрафы или хуже — потеря бизнеса.

Перед открытием отеля необходимо наладить связь с МВД, ФНС и Росстатом. Выясните, кому направлять документы и определитесь, в какой форме будете это делать: лично, электронно или почтой.

Чтобы упростить задачу владельцам гостиничного бизнеса, собрали полный список отчётов с указанием сроков и основные рекомендации по каждому из них. Разобраться в теме помогла отельер Екатерина Проценко.

Клиенты — гости не только отеля, но и города. Раз они будут жить у вас, то и регистрироваться придётся по вашему адресу. Поэтому отельеры обязаны передавать данные о гостях в УВМ МВД.

В России действует Постановление Правительства, которое закрепляет правила регистрации и снятии граждан РФ с регистрационного учёта. Их обязаны соблюдать администрации всех гостиниц, домов отдыха, санаториев, кемпингов и других объектов размещения. Передавать данные в УВМ МВД можно на бумаге или в электронном виде.

Анкета автоматически формируется в PMS отеля — гостю при заселении остаётся только ознакомиться с документом и подписать его. Журнал регистрации также автоматически формируется в программе, администратору нужно сделать копии документов: одну для паспортной службы, другую — для картотеки отеля. Если планируете передать сведения на бумаге — потребуются три копии.

Для иностранных граждан, кроме анкеты, администратор должен заполнить Уведомление о прибытии, распечатать его и поставить печать.

Образец заполнения Уведомления о прибытии.

Выдайте отрывную часть бланка Уведомления гостю и предупредите, что нужно обязательно сохранить её и вернуть на ресепшен в день отъезда. К Уведомлению приложите копии паспорта и миграционной карты иностранного постояльца, а затем отправьте сведения в МВД в течение следующего рабочего дня.

Когда гость уезжает, дежурный администратор обязан снова сообщить об этом в МВД до 12 часов следующего рабочего дня, а карточку перенести в архив на год. Информация о постояльцах понадобится на случай внезапных проверок полиции, миграционной службы или прокуратуры.

Обязанность бухгалтера отеля — заполнять налоговую декларацию. В документ вносят данные о расходах и доходах, а также отмечают все услуги бизнеса: предоставление жилых мест, автостоянки, прачечной, сауны, фитнеса и другие. Также предприниматели ежеквартально отчитываются по НДС и туристическому налогу, уведомляют ФНС об исчисленных налогах и взносах.

Бухучёт обязаны вести только компании. Все коммерческие юрлица до 31 марта подают бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах и пояснения. А если у гостиничного бизнеса нет права на упрощённый учёт, в ФНС также направляют отчёт об изменениях капитала и отчёт о движении денежных средств.

Какие бланки заполнять и как часто их подавать, зависит от формы бизнеса и системы налогообложения. В отдельной статье рассказали о сроках подачи и дали ссылки на формы.

Как только в штате появляется хотя бы один сотрудник, у отеля возникает обязанность отчитываться перед двумя ведомствами — Социальным фондом России (СФР) и ФНС.

Для СФР заполняют форму ЕФС-1, где фиксируют все кадровые события: приём, увольнение, перевод. Часть сведений подаётся при каждом таком событии, часть — ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

В налоговую направляют четыре отчёта: каждый квартал и ежегодно сдают РСВ (расчёт по страховым взносам) и 6-НДФЛ, а ежемесячно — персонифицированные сведения о работниках и уведомление по НДФЛ и страховым взносам. Данные берут из документов по внутреннему кадровому учёту: табелей учёта рабочего времени, приказов, личных карточек, трудовых договоров, штатного расписания.

ИП и юрлица обязаны отчитываться перед Росстатом. Закон предусматривает более 300 различных форм отчётов для гостиниц и другого бизнеса, однако заполнять их всё не нужно. Список отчётности для каждого отеля и другой организации индивидуален и зависит от их экономической деятельности, размера и других факторов.

Отельеры ежемесячно заполняют форму 1-КСР (основные индикаторы) — её подают не позднее 5-го рабочего дня после окончания отчётного месяца. Годовую форму 1-КСР сдают в январе — до 31-го числа. Но Росстат может запросить и дополнительные сведения — тогда он сам пришлёт формы, которые нужно заполнить.

На сайте Госстатистики публикуют календарь представления статистической отчётности в органы государственной статистики — Статкалендарь. Также проверить свою обязанность по отчётности можно самостоятельно на сайте Росстата. Для поиска нужно ввести один из реквизитов — ОКПО, ОГРН или ИНН. Система автоматически отобразит список необходимых форм.

У гостиниц могут возникать и другие обязанности по предоставлению сведений государственным органам. Их перечень зависит от размера бизнеса, количества сотрудников, особенностей объекта размещения и региона работы.

Другие обязанности отельера:

• вести воинский учёт сотрудников призывного возраста и передавать сведения в военкомат при каждом кадровом изменении;
• отчитываться в службу занятости о выполнении квот по трудоустройству инвалидов;
• сдавать экологическую отчётность в Росприроднадзор, если гостиница образует отходы, эксплуатирует котельную или генератор, сбрасывает стоки не в городскую канализацию;
• уведомить Роскомнадзор до начала обработки персональных данных гостей либо если изменятся цели или порядок обработки — а дальше брать письменное согласие у каждого постояльца и хранить его у себя.

Сервис ЕГАИС поможет вести учёт алкоголя и передавать информацию в Росалкогольрегулирование. «Меркурий» отправит данные о мясе, молочных товарах и морепродуктов в Россельхознадзор. А с помощью «Честного знака» можно фиксировать и контролировать продажу воды.

Если отельер не сдал отчёты или допустил в них ошибки — ему придётся платить штрафы. Например, максимальная сумма одного штрафа за нарушение правил миграционного учёта за 1 гостя может составить 500 000 рублей, а за непредоставление информации налоговой — до 1 млн рублей. 

Что касается других отчётов, то по ним штрафы меньше, но тоже могут существенно отразиться на кошельке: например, Росстат оштрафует на 70 тысяч за первое нарушение, за повторное — в два раза больше. А налоговая выпишет штраф 5% от суммы неуплаченного налога.