Отчёты отельера: формы, сроки и возможные ошибки

Владелец отеля по закону обязан отчитываться о постояльцах, услугах и финансах. Важно делать это в срок и не допускать ошибок, иначе грозят штрафы или хуже — потеря бизнеса.

Перед открытием отеля необходимо наладить связь с МВД, ФНС и Росстатом. Выясните, кому направлять документы и определитесь, в какой форме будете это делать: лично, электронно или почтой.

Чтобы упростить задачу владельцам гостиничного бизнеса, собрали бланки для заполнения и основные рекомендации по отчётности. Разобраться в теме помогла отельер Екатерина Проценко.

Клиенты — гости не только отеля, но и города. Раз они будут жить у вас, то и регистрироваться придётся по вашему адресу. Поэтому отельеры обязаны передавать данные о гостях в паспортную службу МВД.

В России действует Приказ Федеральной миграционной службы о регистрации и снятии граждан РФ с регистрационного учёта. Правила, прописанные в Приказе, обязаны соблюдать администрации всех гостиниц, домов отдыха, санаториев, кемпингов и других объектов размещения. Передавать данные в УФМС можно на бумаге или в электронном виде.

Анкета автоматически формируется в PMS отеля — гостю при заселении остаётся только ознакомиться с документом и подписать его. Журнал регистрации также автоматически формируется в программе, администратору нужно сделать копии документов: одну для паспортной службы, другую — для картотеки отеля. Если планируете передать сведения на бумаге — потребуются три копии.

Для иностранных граждан, кроме анкеты, администратор должен заполнить Уведомление о прибытии, распечатать его и поставить печать. 

Образец заполнения Уведомления о прибытии

Выдайте отрывную часть бланка Уведомления гостю и предупредите, что нужно обязательно сохранить её и вернуть на ресепшн в день отъезда. К Уведомлению приложите копии паспорта и миграционной карты иностранного постояльца, а затем отправьте сведения в миграционную службу в течение следующего дня. 

Когда гость уезжает, дежурный администратор обязан снова сообщить об этом в ФМС до 12 часов следующего дня, а карточку перенести в архив на год. Информация о постояльцах понадобится на случай внезапных проверок полиции, миграционной службы или прокуратуры.

Обязанность бухгалтера отеля — заполнять налоговую декларацию. В документ вносят данные о расходах и доходах, а также отмечают все услуги бизнеса: предоставление жилых мест, автостоянки, прачечной, сауны, фитнеса и другие. Затем предстоит оформить авансовый платёж. Этот документ, напоминающий декларацию, необходим для оплаты НДС.

Декларацию нужно отправлять каждый налоговый квартал — четыре раза в год. Авансовый платёж — каждый месяц, но не позднее 25 числа. Также ежемесячно необходимо собирать данные о зарплате сотрудников и сумме НДФЛ.

Бухгалтерский отчёт (баланс) отправляют в налоговую раз в год до 31 марта. В документе важно уточнить, сколько отель заработал за год и есть ли долги по налогам.

На 15-й день после каждого квартала отельерам нужно сдавать статистику о гостях в Росстат. Также до конца февраля — ещё раз отчитаться за весь прошедший год, заполнив специальный бланк.

Если у гостиницы несколько филиалов, то отчёты нужно готовить для каждого отдельно. Отелям, которые работают по сезонам, например только зимой, достаточно отправить годовой статистический отчёт за отработанное время. Заполнить бланк несложно, потому что вся информация о гостях и финансах у вас уже есть. 

Сервис ЕГАИС поможет вести учёт алкоголя и передавать информацию в Росалкогольрегулирование. «Меркурий» отправит данные о мясе, молочных товарах и морепродуктов в Россельхознадзор. А с помощью «Честного знака» можно фиксировать и контролировать продажу воды.

Если отельер не сдал отчёты или допустил в них ошибки — ему придётся платить штрафы. Например, максимальная сумма одного штрафа от миграционной службы за 1 гостя может составить 500 000 рублей. 

Что касается других отчётов, то по ним штрафы меньше, но тоже могут существенно отразиться на кошельке: например, Росстат оштрафует на 70 тысяч за первое нарушение, за повторное — в два раза больше. А налоговая выпишет штраф 5% от суммы неуплаченного налога.

Резюмируем, какой отчёт и когда надо отправлять:

• В течение следующего дня после заселения — данные гостей в МВД. 
• До 25 числа каждого месяца — авансовый платёж, данные о зарплате сотрудников и начисленном НДФЛ в ФНС.
• Каждый квартал — декларацию в ФНС.
• На 15-й день после каждого квартала — информацию в Росстат.
• В январе — годовой отчёт в Росстат.
• До 31 марта — годовой бухгалтерский баланс в ФНС.