Развлекательные программы и культурные события в отеле: что выбрать и как всё устроить

Организовать для гостей культурный досуг можно прямо в гостинице. Найти подходящее помещение для камерных театральных постановок, шоу и выставок под силу даже небольшому бутик-отелю. О том, как организовать мероприятия, рассказать о них публике и предусмотреть все нюансы, расспросили Альбину Яруллину.

У каждого отеля могут быть свои причины запустить событийную программу. Всё зависит от того, какая концепция у курорта или гостиницы. Культурные мероприятия могут сыграть важную роль в формировании имиджа. Например, о мероприятиях стоит задуматься, если:

• отель или курорт ориентируется на семейного гостя;
• есть возможности — подходящая площадка;
• в городском отеле событие окажется уместным;
• отель или курорт решил заявить о себе с помощью разных инструментов, например при смене имиджа.

Сотрудники. Мероприятия помогают повысить культурный и образовательный уровень сотрудников, наполняют их досуг. Особенно это важно, если речь идёт о курорте, где команда, как правило, живёт и работает на одной территории. 

С точки зрения HR, события полезны по нескольким причинам:

• развивают HR-бренд и привлекают креативных специалистов в команду; 
• создают пространства для открытого диалога и неформального обмена мнениями;
• становятся инструментом развития корпоративной культуры.

Местные жители — аудитория, на которую не влияют ни погода, ни режим авиаперелётов, ни сезонность. Это зритель, который всегда обеспечит заполняемость и создаст активность. Местные жители также станут источником информации для потенциального гостя: расскажут о городе то, чего не пишут в путеводителях, посоветуют, как провести время, где увидеть или попробовать что-то особенное. Это важно для устойчивого развития курорта или отеля.

Гости. Туристы с удовольствием посетят мероприятие вечером или в непогоду, заполнят им свободное время. Мероприятие может рассказать гостю о своеобразии региона, познакомить с культурно-историческим наследием и природным богатством. Кроме того, это имиджевый инструмент — гость увезёт впечатления о месте и мнение о курорте или отеле. Правильная событийная программа — это как культурный код, как сигнал соответствия для гостя.

Интеллектуальные культурные события, как правило, камерные, поэтому и маленький бутик-отель, и большой горнолыжный курорт могут их себе позволить. Разница может быть в «стоимости» спикера или артиста — в финансовой возможности его пригласить. Но каждый отель найдёт вариант по своим возможностям. 

У любой развлекательной программы должны быть ценность и смысл. От цели отеля зависит и продолжительность мероприятия. Стандартные и оптимальные варианты продолжительности:

• для взрослых — от 1 до 2 часов;
• для детей — от 40 минут до 1 часа.

Мероприятия можно «упаковать» в циклы: объединить несколько выступлений, каждое из которых самодостаточно. Например, цикл лекций о народных ремёслах или цикл детских спектаклей-сказок по мотивам местных легенд. Люди будут ждать следующее событие и, возможно, даже подстраивать под него свой приезд на курорт.

Альбина делит все мероприятия на несколько направлений:

• детские и семейные;
• искусство разных жанров (музыкальные, театральные);
• просветительские (лекции, творческие встречи, круглые столы).

С местом, где работает отель или курорт, нужно дружить и сотрудничать — пользоваться поддержкой и поддерживать других, устраивать коллаборации с бизнесом, проектами, людьми. 

Каждый объект должен решить сам, нанимать ли сотрудников в штат и закупать ли технику или же будет достаточно подрядчиков и аренды. Эксперт советует обратить внимание на несколько тонкостей.

Команда. Чтобы грамотно развивать направление развлекательных программ и культурных событий, нужен эксперт. Опыт показывает, что в отелях редко работает соответствующий специалист. Но если в штате есть арт-директор, то эту роль может выполнять он. 

В команду организаторов могут входить дизайнер, пиар-менеджер, технические специалисты по звуку и свету, координатор, решающий все организационные вопросы. Есть три способа сотрудничества с нужными специалистами:

• взять в штат отеля или курорта;
• сотрудничать по договору; 
• работать с компанией-подрядчиком, которая сделает проект под ключ и будет вести его в течение срока договора.

Все варианты возможны — важнее, чтобы службы работали как единый механизм и реализовывали одну цель. 

Организационные моменты. Для проекта важны качество афиш, содержательность и грамотность текстов, своевременность анонсов, наличие необходимого оборудования и специалистов, обслуживающих его.

Посчитайте, будет ли выгоднее купить технику или лучше взять её в аренду. Учитывайте все детали: есть ли возможность предоставить хорошее оборудование серьёзному исполнителю, есть ли оно в городе, не дешевле ли артисту привезти его с собой, можно ли перевозить его на самолёте.

Бюджет. На культурную программу нужно выделить годовой бюджет. Оптимальная бизнес-модель — это самоокупаемость программы. 

Бесплатные мероприятия возможны, но желательно установить разумную цену. Покупка билета показывает заинтересованность в мероприятии и гарантирует более серьёзное отношение к его посещению.

Чтобы пригласить потенциальных посетителей на мероприятие, можно выстроить обширную систему информирования. Например, чтобы рассказать о мероприятии, можно:

• использовать ресурсы отеля: экраны, стойки, афиши, листовки в ресторанах и магазинах;
• отслеживать семейных гостей и предлагать им детскую программу уже при заселении; 
• размещать анонсы в бортовых журналах;
• сотрудничать с ресторанами и кафе в городе. Например, детское кафе с большой вероятностью поддержит афишу детских мероприятий;
• размещать афиши в проходных местах города или района;
• использовать местные информационные ресурсы: журналы, газеты, чаты, каналы;
• размещать анонсы в профильных СМИ, например об искусстве. 

Анонсы должны быть информативными, а не навязчивыми. Те, кто не заинтересован в мероприятии, выберут другой способ провести время.

Рассмотрим эффект от мероприятий на примере одного из проектов Курорта Красная Поляна — культурного центра «Амфитеатр». Зал одного из отелей стал идеальной площадкой для театральных и экспертных выступлений, художественных чтений, концертов. «Амфитеатр» в своей работе учитывает интересы туристов, сотрудников курорта и местных жителей, активно поддерживает региональные творческие проекты. 

Видимый результат проявился через полтора года после запуска проекта. Зал, который работал как конференц-пространство, получил дополнительное применение и стал чаще использоваться. В месяц проходят 2–4 культурных мероприятия, за два года прошло порядка ста мероприятий.

• Благодаря публичным программам о пространстве узнало большое количество людей, в результате зал стал активнее сдаваться в аренду.
• Гости, посещающие мероприятия, как правило, остаются поужинать в ресторанах курорта. Гости, приезжающие на мероприятие из соседних городов, остаются ночевать в отелях курорта.
• Второй год КЦ «Амфитеатр» становится горной площадкой Зимнего фестиваля искусств (артистический директор — Ю. Башмет). Культурный центр стал дополнительным пиар-ресурсом для курорта.
• Известные артисты анонсируют свои выступления. Благодаря этому новая аудитория узнаёт о проекте и о курорте.

Результаты говорят об эффективности проекта, хоть их и непросто оцифровать. Кроме того, хороший инструмент оценки результата — обратная связь. Например: 

• сотрудница курорта говорила новоприбывшим коллегам, что на курорте стоит работать уже потому, что здесь есть культурный центр «Амфитеатр»; 
• местные жители отметили, что курорт стал культурной столицей региона;
• гости из Санкт-Петербурга и Москвы ждали приезда на курорт конкретного артиста, подстраивая своё пребывание под эти даты.

Не всегда всё идёт по плану, но большинство рисков можно просчитать заранее. 

• Задержка или отмена авиарейсов, закрытие дорог. Решение простое: артисты прибывают за день до выступления, на площадку приезжают минимум за 4 часа до начала. Если продумать организационные моменты и сценарий, проблем удастся избежать.
• Плохая продажа билетов. Чтобы собрать небольшой зал, всегда можно найти своего зрителя, особенно если речь идёт о курорте. Достаточно быть внимательными и вовремя подключать дополнительные инструменты продвижения.
• Трагические события в стране, траур. В этом случае мероприятие нужно отменять, возвращая деньги за билеты, или переносить на другую дату. К сожалению, другого варианта нет. 

Камерные мероприятия не требуют и специального подхода к безопасности. Достаточно общих правил и служб курорта или отеля.

Небольшие культурные события, особенно с привлечением местных талантов, не потребуют значительных вложений. Результат же, особенно в долгосрочной перспективе, обязательно окажется впечатляющим. Оцените потребности своей аудитории (гостей, горожан и сотрудников), чтобы предложить максимально востребованный продукт. 

_{Фото на обложке: freepik / Freepik}