- Советы
Вопрос в редакцию:
«Как проводить ночной аудит в отеле? Когда это нужно делать и какие нюансы стоит знать?»
В отельном бизнесе чуть меньше 20 лет. GM отеля «АМАКС Золотое кольцо» 3* во Владимире, а также курирующий директор отелей «АМАКС» в Тольятти и Белгороде. Ранее работал директором по развитию в УК «АМАКС», коммерческим директором отелей «Яхонты», операционным директором группы отелей «Мандарин хотелс энд СПА» в Москве и коммерческим директором сети отелей и курортов «АМАКС».
Оганес ХанамирянЭксперт
Ночной аудит — это проверка, которую нужно проводить в каждом отеле независимо от количества номеров и места расположения. Главная цель аудита — завершить бизнес-день. В открытых источниках много пишут, как это сделать, однако важно найти среди информации действительно верный алгоритм, а затем адаптировать его с учетом специфики конкретного отеля.
Во время проверки администратор ресепшена или ночной аудитор делает отчёты для разных служб в три этапа.
Этап 1. Прежде всего сотрудник сверяет финансовые итоги между пробитыми транзакциями в кассе, в системе управления отелем (PMS), наличными и банковским терминалом. Перед закрытием смены и составлением Z-отчёта с гашением в фискальной кассе администратор должен убедиться, что наличные и пробитые транзакции в отчёте совпадают без расхождений по суммам. Если данные совпадают — можно закрывать смену в PMS и переходить на новую бизнес-дату.
Ответственность за кассу до её сдачи в бухгалтерию несёт администратор службы приёма и размещения в соответствии с инструкцией. Старший администратор или менеджер службы отвечает за обучение и окончательный контроль.
Этап 2. После сверки кассы и финансового отчёта аудитор переходит к другим отчётам: проверяет незаезды, остатки на счетах гостей, возможные задолженности, а затем оставляет указания для следующей смены. Аудитор должен заметить несоответствия в системе бронирования. Например, если система показывает наличие бронирования, а по факту номер свободен.
Этап 3. Аудитор проверяет паспортные данные всех гостей и выгружает их для регистрации в миграционной службе.
Когда все отчёты составлены, а данные переданы во внешние службы, можно считать, что ночной аудит выполнен.
Отельеру важно помнить:
- Ночной аудит необходим для планирования работы гостиницы на следующий день.
- Проверка помогает контролировать работу объекта, оперативно выявлять проблемы и нарушения.
- Чтобы получать точные данные, аудит нужно проводить ежедневно.
- Привлекать к ночному аудиту можно только опытных сотрудников, знакомых со всеми операционными процессами.
- Руководству отеля стоит анализировать все данные ночного аудита, чтобы вовремя заметить несоответствия.
Количество и тип отчётов, которые нужно делать во время ночной проверки, зависят в основном от двух факторов:
- услуг, которые оказывает отель (питание, трансфер, парковка, спа, мини-бар и так далее);
- системы управления (PMS), с которой работает гостиница.
Некоторые облачные системы PMS не требуют перевода бизнес-даты. То есть ночной аудит в PMS не выполняется автоматически — подготовить отчёты должен администратор. Тем не менее все системы PMS предоставляют отчёты о дополнительных услугах, начислениях, питании, отмене бронирований и данные об уборке номеров для горничных с разными статусами.
Фото на обложке: DC Studio / Freepik
